CODICE ETICO

ADOTTATO DA GEOPHYT S.R.L.

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Geophyt S.r.l., con sede legale in via Pietro Isola 37, 15067 Novi Ligure (AL), codice fiscale, partita IVA e iscrizione nel Registro delle Imprese di Alessandria n. 02444010066, REA- AL n. 256417, PEC [email protected] (di seguito, “Geophyt”), svolge la propria attività nel campo della ricerca, della produzione e del commercio di integratori alimentari.

Da sempre la politica e la condotta di Geophyt si svolge nel pieno rispetto della legge e dell’etica. Geophyt, oltre a rispettare, nello svolgimento della propria attività, questo principio, intende osservare elevati standard etici, nella conduzione quotidiana del proprio lavoro: tali standard, ed i loro principi ispiratori, vengono applicati in coerenza con la cultura e le tradizioni del nostro Paese e con quanto stabilito nel proprio Codice Etico (di seguito, “Codice”).

Il Codice è uno strumento integrativo delle norme di comportamento dettate dal legislatore e Geophyt considera l’applicazione puntuale dei disposti di legge un prerequisito della propria attività, non esaustivo né sufficiente. In forza di questa decisione Geophyt pretende che tutte le decisioni aziendali ed i comportamenti del proprio personale siano basati su regole etiche, anche nei casi in cui esse non dovessero essere codificate dalla legge. Con il termine personale si intende l’insieme delle persone che lavorano in Geophyt, o per essa: dipendenti, amministratori e collaboratori a titolo diverso.

Il Codice esprime gli impegni e le responsabilità etiche assunti da quanti, a vario titolo, collaborano alla realizzazione degli obiettivi di Geophyt, nei confronti di, a titolo esemplificativo: possessori del capitale, dipendenti, collaboratori, consulenti esterni, fornitori, clienti ed altri soggetti, che, nel loro insieme, si definiscono con il termine inglese di stakeholder, in quanto portatori di interessi legati all’attività di Geophyt.

Ogni persona che lavora in Geophyt è tenuta ad agire attenendosi sempre alle prescrizioni contenute nel presente codice etico. Particolare attenzione è richiesta ai dirigenti e agli amministratori, che hanno il compito di vigilare sul funzionamento del Codice e di curarne l’aggiornamento: tali soggetti sono chiamati a garantire che i principi adottati siano costantemente applicati ed a mantenere un comportamento che sia di esempio ai dipendenti ed ai collaboratori.

Il Codice è a disposizione dei clienti, dei fornitori e degli altri soggetti terzi che interagiscono con Geophyt: in particolare, esso viene portato a conoscenza di terzi, che ricevano incarichi da Geophyt, o che abbiano con esso rapporti durevoli, invitandoli formalmente a rispettarne i principi ed i criteri di condotta, nell’ambito dei rapporti che essi hanno con Geophyt.

Geophyt considera fondamentali i principi di seguito elencati.

Geophyt considera il rispetto della legge uno strumento fondamentale per il raggiungimento dei propri obbiettivi e per assicurare “valore aggiunto” all’attività e pertanto Geophyt non inizierà, né proseguirà alcun rapporto con chi non intende allinearsi a questo principio.

Geophyt si ispira ai principi della responsabilità sociale a tutela dei propri clienti, fornitori, terzi interessati e per questo assicura il massimo sforzo per la garanzia di qualità dei propri prodotti e/o servizi e trasparenza dei propri comportamenti sul mercato.

Geophyt evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche ed alle credenze religiose dei suoi interlocutori.

Geophyt ritiene che le risorse umane rappresentino il proprio capitale principale, per cui investe sulla formazione del personale e garantisce un ambiente di lavoro salubre e sicuro, tale da agevolare l’assolvimento delle mansioni affidate e da valorizzare le attitudini professionali di ciascuno, assicurando altresì il coinvolgimento e la responsabilizzazione delle persone, con riguardo agli specifici obiettivi da raggiungere ed alle modalità per perseguirli.

Corollario del punto precedente, Geophyt intende condurre la sua attività ed effettuare i suoi investimenti in maniera socialmente responsabile dal punto di vista ambientale, assicurando anche comunicazioni complete ed esaustive con la comunità, nel pieno rispetto della legge e nella fattiva attuazione dei principi espressi dall’art. 9 della Costituzione. La tutela dell’ambiente è considerata obbiettivo primario e pertanto viene perseguito a partire dai comportamenti individuali delle persone che operano per l’Geophyt.

I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti: Geophyt si impegna ad assicurare l’informazione puntuale ed esaustiva su tutte le questioni riguardanti la propria attività e a non sfruttare situazioni di vantaggio per inadeguata informazione o conoscenza delle proprie controparti, nel pieno rispetto delle disposizioni di legge in materia di trattamento dei dati personali. In questo quadro Geophyt tutela il valore della concorrenza leale, astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione. Pertanto, tutti i soggetti che a vario titolo operano con Geophyt non potranno partecipare ad accordi in contrasto con le regole che disciplinano la libera concorrenza tra imprese.

Geophyt raccoglie e tratta dati personali di clienti, possessori del capitale, collaboratori, dipendenti e di altri soggetti, persone sia fisiche che giuridiche, nel pieno rispetto delle vigenti disposizioni di legge.

Il personale di Geophyt che si trova, nell’ambito delle mansioni lavorative, a trattare dati, sensibili e non, deve procedere sempre nel rispetto della normativa vigente, dell’informativa ed eventuali consensi ricevuti dagli interessati e dalle istruzioni operative impartite in proposito da Geophyt stessa, assicurando la puntuale ed efficace comunicazione agli organismi preposti. Le persone assicurano la massima riservatezza, relativamente a notizie ed informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti all’attività di Geophyt. Inoltre, le persone di Geophyt sono tenute a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della loro attività.

A questo fine Geophyt sottopone i soggetti terzi, coinvolti nel trattamento delle informazioni, alla sottoscrizione di patti di riservatezza.

Le persone che operano nell’interesse o per incarico di Geophyt, dipendenti amministratori e collaboratori, si impegnano ad osservare i principi di seguito elencati.

Ciascuna persona svolge la propria attività lavorativa e le proprie prestazioni con diligenza, efficienza e correttezza, utilizzando al meglio gli strumenti ed il tempo a sua disposizione ed assumendosi le responsabilità connesse agli adempimenti.

Le misure di sicurezza e di prevenzione adottate da Geophyt per la sicurezza e salute sul lavoro, il trattamento dati personali e la tutela dell’ambiente rappresentano obblighi primari dei collaboratori di Geophyt, che partecipano attivamente alla loro applicazione, gestione, manutenzione e miglioramento e s’impegnano ad assumersi pienamente le proprie responsabilità ai fini del raggiungimento degli obbiettivi fissati, consapevoli delle conseguenze per Geophyt e per i propri colleghi della cattiva gestione di questi settori.

Le persone che operano per Geophyt nell’ambito della loro attività lavorativa sono tenute a conoscere e rispettare con diligenza le leggi vigenti ed assicurano piena trasparenza dei loro atti e comportamenti. In nessun caso il perseguimento dell’interesse di Geophyt può giustificare una condotta non rispondente a questi principi.

Le persone non utilizzano a fini personali informazioni, beni ed attrezzature, di cui dispongono nello svolgimento della funzione o dell’incarico loro assegnati e non accettano, né assumono iniziative che possano recare pregiudizio a Geophyt o indebiti vantaggi per sé, per Geophyt o per terzi; ciascuna persona respinge e non effettua promesse di indebite offerte di denaro o di altri benefici.

Le persone perseguono, nello svolgimento dell’attività lavorativa, gli obiettivi e gli interessi generali di Geophyt.

Esse informano senza ritardo i propri superiori o referenti delle situazioni o attività nelle quali vi potrebbe essere un interesse in conflitto con quello di Geophyt da parte delle persone stesse o di loro prossimi congiunti ed in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza.

Le persone rispettano le decisioni che in proposito sono assunte da Geophyt.

La valorizzazione delle risorse umane è obbiettivo primario di Geophyt. All’atto della selezione per l’assunzione sono quindi adottate opportune misure per evitare favoritismi ed agevolazioni di ogni sorta valorizzando attitudini e capacità dei candidati per la piena rispondenza al profilo della mansione da assumere.

Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare. Alla costituzione del rapporto di lavoro vengono fornite dettagliate informazioni in merito a:

Tali informazioni sono presentate alla persona con modalità tali che l’accettazione dell’incarico sia basata su un’effettiva comprensione del loro contenuto.

Le persone rappresentano la risorsa principale di Geophyt. Per questo Geophyt pone particolare attenzione alla valorizzazione del singolo e alla crescita professionale delle persone, su base prettamente meritocratica.

Geophyt si impegna a tutelare l’integrità morale delle persone, garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della loro dignità. Tutti debbono essere trattati con lo stesso rispetto e dignità ed hanno diritto alle stesse possibilità di sviluppo professionale e di carriera. Geophyt evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti del proprio personale.

Geophyt salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o aggressivo.

Tutte le persone, nell’ambito delle proprie attività e relazioni, sono chiamate a rispettare questi principi e a collaborare con Geophyt per la loro tutela. Eventuali segnalazioni di atti discriminatori dovranno essere immediatamente inoltrate al proprio responsabile. Le persone che si renderanno protagoniste di tali atti incorreranno in sanzioni disciplinari, che possono arrivare anche al licenziamento.

Le disparità non sono considerate discriminazione solo se giustificate, o giustificabili, sulla base di criteri oggettivi.

Geophyt attribuisce alla formazione del personale valore primario e qualificante per la propria attività e dedica risorse, strumenti adeguati e tempo al raggiungimento degli obbiettivi comportamentali con particolare attenzione alla sicurezza e salute sul lavoro, alla sicurezza dei trattamenti dei dati personali, alla tutela dell’ambiente e ai principi ispiratori del presente Codice.

Geophyt mette a disposizione delle persone strumenti informativi e formativi con l’utilizzo delle tecniche più appropriate, con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore professionale del personale.

La formazione è assegnata a gruppi o a singole persone, sulla base di specifiche esigenze di sviluppo professionale; il piano di formazione istituzionale assicura che ogni persona riceva una formazione adeguata sia all’atto dell’assunzione che in ogni ulteriore passaggio professionale, cambio di mansione, etc.

È assicurato il coinvolgimento del personale nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e scambio di informazioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali.

Le persone devono partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione ed indipendenza di giudizio.

L’ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze aziendali, consente ai responsabili di formulare le decisioni finali; il personale deve, comunque, sempre concorrere all’attuazione delle attività stabilite.

Geophyt si impegna ad offrire un ambiente di lavoro in grado di proteggere la salute e la sicurezza del proprio personale, considerando tale obbligo un investimento produttivo ed un fattore di crescita e di valore aggiunto per Geophyt stesso.

Geophyt si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza in chiave di prevenzione, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutte le persone, cui viene assicurata adeguata informazione e formazione a garanzia del pieno e puntuale rispetto delle norme e procedure interne, a cui è chiesto di segnalare tempestivamente le eventuali carenze o il mancato rispetto delle norme applicabili.

Obiettivo di Geophyt è proteggere le risorse umane, ricercando costantemente le sinergie necessarie non solo al proprio interno, ma anche con i fornitori, le imprese ed i clienti coinvolti nelle attività di Geophyt anche nell’ottica del miglioramento costante della gestione e del raggiungimento degli obbiettivi fissati.

Nel trattamento dei dati personali del proprio personale, Geophyt si attiene alle disposizioni previste dalla legge.

Alle persone viene consegnata un’informativa sulla privacy che individua: finalità e modalità del trattamento, eventuali soggetti ai quali i dati vengono comunicati, nonché informazioni necessarie all’esercizio del diritto di accesso ai dati personali. Nei casi in cui la normativa lo esiga, alle persone viene chiesto il consenso al trattamento dei loro dati personali.

Geophyt riconosce la tutela dell’ambiente come valore primario a partire dalla gestione delle attività quotidiane sino alle scelte operative. Il risparmio energetico, la gestione dei rifiuti, il corretto riutilizzo dei prodotti riciclabili, l’attenzione agli scarichi ed alle emissioni formano argomento di informazione anche al fine del proficuo utilizzo delle risorse messe a disposizione da Geophyt a questi fini.

Al personale è chiesta attiva collaborazione per la gestione ambientale ed il miglioramento continuo della tutela dell’ambiente, in linea con la politica di Geophyt.

Le persone accettano e condividono i principi enunciati in questo Codice e si impegnano ad attuare quanto previsto dalle politiche aziendali, in tema di sicurezza del lavoro, dei trattamenti dei dati, della tutela dell’ambiente e del contrasto ai reati previsti dal d.lgs. n. 231/01 applicabili all’attività di Geophyt.

Informazioni e know-how aziendali devono essere tutelati con la massima riservatezza. I dati più significativi che Geophyt acquisirà o creerà, nel corso della propria attività, saranno considerati informazioni riservate ed oggetto di adeguata attenzione: ciò include anche informazioni acquisite da e riguardanti terze parti (clienti, contatti professionali, partners professionali, dipendenti, etc.).

Le persone assicurano che i dati trattati da Geophyt siano sicuri, il che significa legittimamente acquisiti e trattati nel rispetto delle informative rilasciate agli interessati ed eventuali consensi.

Tutte le persone di Geophyt sono tenute ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari, di cui sono venute a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. Sono espressamente vietate le situazioni che possono generare conflitto di interessi, individuabile a titolo esemplificativo e non esaustivo nelle seguenti situazioni:

Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, la persona è tenuta a darne comunicazione ed è tenuta, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori dell’ambito lavorativo, nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con Geophyt.

Ogni persona è tenuta a operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego. In particolare, ogni persona deve:

Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni persona è tenuta a:

Geophyt si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti di propri beni ed infrastrutture, attraverso l’impiego di sistemi contabili, di reporting, di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (legge sulla privacy, statuto dei lavoratori, etc.) e garantendo la preventiva informazione al personale interessato.

Geophyt cura i contratti e le comunicazioni ai propri clienti nella consapevolezza che essi costituiscono la sua ragion d’essere e pertanto correttezza e trasparenza sono indispensabili non solo nella forma ma anche nella sostanza, assicurando che la comunicazione sia esaustiva, chiara e ben compresa. Pertanto, le comunicazioni di Geophyt, i suoi contratti, le informazioni offerte devono essere:

Lo stile di comportamento delle persone di Geophyt, nei confronti della clientela, è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.

I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per Geophyt ed alla concessione delle pari opportunità ai fornitori, a condizione che assicurino il rispetto dei principi ispiratori del presente Codice. Il rapporto qualità/prezzo del bene o servizio e le garanzie di assistenza e di tempestività sono i criteri di scelta determinanti nella scelta del fornitore stesso.

Geophyt si riserva in ogni caso di richiedere ai fornitori l’attestazione dei seguenti requisiti:

Le relazioni con i fornitori, ivi incluse quelle che concernono i contratti finanziari e di consulenza, sono oggetto di un costante monitoraggio da parte di Geophyt.

Nella prospettiva di conformare l’attività di approvvigionamento ai principi etici adottati, Geophyt si impegna ad introdurre, per particolari forniture, requisiti di tipo sociale: per esempio, la presenza di un sistema di gestione ambientale, piuttosto che di un articolato sistema di tutela dei lavoratori.

A tale fine, nei contratti con i fornitori possono essere inserite clausole contrattuali che prevedono:

La gestione di Geophyt, nel rispetto delle leggi vigenti, dello statuto e del Codice, è indirizzata ad accrescere e rafforzare il patrimonio sociale, a tutela di Geophyt stessa, dei possessori del capitale, dei creditori e del mercato. La corretta applicazione del presente Codice e delle corrispondenti norme gestionali di interesse dell’attività risponde a questa stessa esigenza, per creare valore aggiunto a Geophyt ed eliminare minusvalenze occulte, fattori di deprezzamento dell’attività e rischi non gestiti.

A garanzia dell’integrità del capitale è vietato, al di fuori dei casi nei quali la legge espressamente lo consente, restituire, in qualsiasi forma, i conferimenti o liberare i soci dall’obbligo di eseguirli, ripartire utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva.

Con il termine Pubblica Amministrazione si intende qualsiasi persona, soggetto, interlocutore qualificabile come pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, che operi per conto della Pubblica Amministrazione, centrale o periferica, o di autorità pubbliche di vigilanza, autorità indipendenti, istituzioni comunitarie, nonché di partners privati concessionari di un pubblico servizio.

I rapporti con la Pubblica Amministrazione vengono tenuti da Geophyt in funzione degli obblighi di legge ed amministrativi, per necessità esplicite con finalità dichiarate, da gestire con la massima trasparenza ed eticità di comportamento in modo da non compromettere l’integrità di entrambe le parti.

A questo fine il personale deve astenersi da qualsiasi comportamento che possa ledere l’imparzialità e l’autonomia di giudizio della Pubblica Amministrazione. La comunicazione documentata ed esaustiva nel rispetto delle procedure adottate ai sensi della norma in materia di trattamento dei dati personali costituisce un obbligo dell’organizzazione aziendale, per cui nello svolgere operazioni e nell’intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione, le persone devono garantire la massima trasparenza e tracciabilità delle informazioni rilevanti.

Particolari cautele devono essere osservate nelle operazioni relative a procedure di gara, contratti, autorizzazioni, concessioni, licenze, richieste di finanziamenti di provenienza pubblica (statale o comunitaria).

Nessuna persona di Geophyt può elargire denaro, oppure offrire vantaggi economici o altre tipologie di benefici o utilità a soggetti della Pubblica Amministrazione, allo scopo di ottenere incarichi o altri vantaggi, personali o per Geophyt.

Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a Geophyt. Per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio o utilità, diretto od indiretto, elargito da Geophyt o anche tramite terzi: non solo beni, quindi, ma anche, ad esempio, partecipazione gratuita a convegni, promessa di un’offerta di lavoro, etc.

I regali offerti, salvo quelli di irrisorio valore, devono essere documentati in modo adeguato per consentire verifiche e autorizzazioni del responsabile di funzione, il quale provvede a darne preventiva comunicazione alla funzione preposta di Geophyt.

Qualora una persona di Geophyt riceva, da parte di un componente della Pubblica Amministrazione, richieste esplicite o implicite di benefici, fatto salvo il caso di omaggi di uso commerciale e di modesto valore, ne informa immediatamente il proprio superiore gerarchico o il soggetto cui sia tenuto a riferire, per l’adozione delle opportune iniziative.

Geophyt, qualora lo ritenga opportuno, può sostenere programmi di enti pubblici intesi a realizzare utilità e benefici per la collettività, nonché le attività di fondazioni ed associazioni, sempre nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del presente codice.

Nel caso in cui Geophyt voglia effettuare donazioni in denaro, in attrezzature o in beni, viene formalizzata un’apposita procedura, i cui tratti fondamentali sono:

Geophyt si riserva di finanziare, entro i limiti degli importi lecitamente ammessi, enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro, con regolari statuti ed atti costitutivi, che siano di elevato valore culturale, scientifico o benefico o che coinvolgano un elevato numero di cittadini. Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, della scienza, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo ad eventi che offrano garanzie di qualità o per i quali Geophyt può collaborare alla progettazione, in modo da garantirne originalità ed efficacia.

Geophyt non eroga contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto di interessi (ad esempio, partiti politici, sindacati, etc.).

La comunicazione di Geophyt verso i suoi stakeholder è improntata al rispetto del diritto all’informazione, nella puntuale applicazione delle procedure previste della legislazione vigente, anche inerente al trattamento dei dati personali; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.

È vietata ogni forma di pressione o di acquisizione di atteggiamenti di favore da parte dei mezzi di comunicazione.

Per garantire completezza e coerenza delle informazioni, i rapporti di Geophyt con i mass-media sono riservati esclusivamente alle funzioni preposte.

Geophyt si impegna a diffondere il Codice, utilizzando gli opportuni mezzi di comunicazione e gli strumenti aziendali, tra cui il sito Internet aziendale www.geophyt.it, le riunioni di informazione e la formazione del personale.

Tutte le persone devono essere in possesso del Codice, conoscerne i contenuti ed osservare quanto è in esso prescritto.

Geophyt predispone ed attua un piano di formazione permanente volto ad assicurare la conoscenza dei principi e delle norme etiche definite dal presente Codice.

Il compito di verificare l’attuazione e l’applicazione del codice etico ricade su:

Chiunque venga a conoscenza, o sia ragionevolmente convinto dell’esistenza di una violazione del presente Codice, di una determinata legge o delle procedure aziendali, ha il dovere di informare immediatamente il proprio responsabile.

La segnalazione deve avvenire per iscritto ed in forma non anonima: Geophyt pone in essere i necessari accorgimenti, che tutelino i segnalatori da qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dare adito a forme di discriminazione o penalizzazione (per esempio, interruzione dei rapporti con partners, fornitori, consulenti, eccetera; negazione di promozioni ai dipendenti). È a tale fine assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

Le disposizioni del presente Codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dal personale, nonché dai soggetti aventi relazioni d’affari con Geophyt. La violazione dei principi e dei comportamenti indicati nel codice etico compromette il rapporto fiduciario tra Geophyt e gli autori della violazione, siano essi amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori, clienti o fornitori.

Le violazioni saranno perseguite da Geophyt, nei seguenti termini:

È fatto inoltre salvo l’eventuale risarcimento dei danni che Geophyt dovesse soffrire per effetto della violazione, da parte dei soggetti di cui sopra, delle prescrizioni contenute nel Codice.

Il presente Codice è stato approvato dall’amministratore unico di Geophyt.

Ogni variazione e/o integrazione del presente Codice sarà approvata dall’amministratore unico e diffusa tempestivamente ai destinatari.